Cultural Governance

De Stichting onderschrijft de Principes en Best Practice Bepalingen van het raad-van-toezicht-model, zoals beschreven in de ‘Code Cultural Governance'. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks haar eigen functioneren en dat van de voorzitter. Daarnaast vindt er jaarlijks een functioneringsgesprek plaats met de directeur/bestuurder.
De leden van de Raad van Toezicht worden gekozen op basis van diversiteit en deskundigheid (op financieel en juridisch vlak, kennis van lokale overheden, P&O en natuurlijk affiniteit met de inhoud), maar ook op basis van regionale (gemeentelijke) spreiding.

Inleiding

Het jaar 2024 was een dynamisch en betekenisvol jaar voor Bibliotheek Oost Achterhoek. De bibliotheek heeft zich intern georganiseerd, geprofessionaliseerd en verder gepositioneerd als een belangrijke culturele en educatieve speler in de regio.

Dit jaarverslag biedt inzicht in de werkzaamheden van de raad van toezicht (RvT), de voortgang van de bibliotheek in het kader van de Culturele Governance Code, en de belangrijkste resultaten en strategische keuzes die in 2024 zijn gemaakt.

Missie en Ambitie

De Bibliotheek Oost-Achterhoek zet zich in om het leesplezier te bevorderen. De Bibliotheek is voor iedereen een uitnodigende ontmoetingsplek, waar je je kunt informeren, laten inspireren en creëren met behulp van een aansprekende collectie een divers aanbod van cursussen en een vernieuwende programmering. In 2024 hebben we deze missie verder uitgewerkt door het versterken van onze maatschappelijke en culturele rol, met speciale aandacht voor inclusiviteit en het bevorderen van digitale geletterdheid.

De bibliotheek organisatie is, in overleg met de ondernemingsraad (OR), verder ontwikkeld.

Nieuwe functiehuis heeft de instemming van de OR verkregen.

Vacante posities zijn nagenoeg allemaal naar tevredenheid ingevuld en (langdurig) ziekteverzuim is afgenomen.

Activiteiten van de Raad van Toezicht

In 2024 heeft de Raad van Toezicht zich geconcentreerd op het bewaken van
de strategische koers en de implementatie van het beleidsplan. Er werden vijf
reguliere vergaderingen gehouden, waarin de Raad toezag op de uitvoering van de organisatiedoelstellingen en het functioneren van het bestuur.

Maandag 15 januari; regulier overleg
Maandag 18 maart; regulier overleg
Vrijdag 12 april; financiën controller
Maandag 13 mei; regulier overleg
Vrijdag 14 juni; informeel overleg
Maandag 23 september; regulier overleg
Maandag 18 november; regulier overleg

In lijn met de Culturele Governance Code heeft de Raad in 2024 actief ingezet op transparantie, verantwoording en samenwerking met de bestuurder.
We hebben regelmatig contact gehad met de directeur bestuurder, mevr. M. Louwers, om belangrijke strategische besluiten en beleidsevaluaties te bespreken. Hierbij lag de focus op het realiseren van de maatschappelijke
doelstellingen, waaronder vergroting van de toegankelijkheid van de bibliotheek
en het aanbieden van culturele en educatieve programma’s.

Toezicht op de Strategie en Beleid

De Raad van Toezicht heeft in 2024 met het bestuur de voortgang van de strategische doelstellingen besproken. De focus lag op de volgende gebieden:

Digitale Transformatie: De bibliotheek heeft flinke stappen gezet in het aanbieden van digitale leermiddelen, workshops en een online platform voor leden. De Raad heeft toezicht gehouden op de implementatie van nieuwe technologieën en digitale initiatieven.
Culturele Programma’s en Maatschappelijke Betrokkenheid: Het versterken van de culturele functie en de maatschappelijke betrokkenheid van de bibliotheek was een belangrijk aandachtspunt.
Financieel Beleid: De Raad heeft het financieel beleid nauwlettend gevolgd bij het opstellen van een verantwoorde begroting voor 2024. Er werd actief toegezien op het efficiënt inzetten van middelen en het behalen van een financieel gezonde organisatie.

Culturele Governance Code

De Raad van Toezicht heeft deze code serieus toegepast en houdt zich actief bezig met het bevorderen van goede governancepraktijken. In dit kader is er aandacht besteed aan de volgende principes:

Transparantie: De raad heeft ervoor gezorgd dat er duidelijke en open communicatie plaatsvond tussen het bestuur, de medewerkers, en de stakeholders van de bibliotheek. Dit werd versterkt door het beschikbaar stellen van financiële rapporten en beleidsdocumenten.
Verantwoording: De bestuurder heeft in 2024 verantwoording afgelegd aan de raad van toezicht over de uitvoering van het beleid. Er waren duidelijke doelstellingen en prestatie-indicatoren vastgesteld, en de bestuurder heeft deze behaald of bijgesteld waar nodig.
Betrokkenheid van Stakeholders: De raad heeft het belang van stakeholderbetrokkenheid benadrukt, waarbij specifieke aandacht is geweest voor de samenwerking met lokale gemeenschappen, scholen, culturele instellingen, en de gemeentelijke overheid.

Financieel Overzicht 2024

In 2024 heeft Bibliotheek Oost Achterhoek een voldoende financieel resultaat geboekt. De raad heeft samen met het bestuur de begroting zorgvuldig geanalyseerd en goedkeuring gegeven voor een financieel plan dat zowel de continuïteit waarborgt als investeringen mogelijk maakt de realisatie van de strategische ambities. De verkregen SPUK subsidies maken verplaatsing vestiging Borculo en de verbouwing in de bibliotheek Neede mede mogelijk.

Het financieel beleid blijft gericht op duurzaamheid en het maximaliseren van de impact van de beschikbare middelen. De raad heeft toezicht gehouden op de begroting en ervoor gezorgd dat de uitgaven in lijn waren met de strategische prioriteiten.

Resultaten en Impact

In 2024 heeft de bibliotheek vooruitgang geboekt in het bereiken van haar strategische doelen. Enkele belangrijke resultaten waren:

Uitbreiding van het digitale aanbod: Het aantal leden steeg, en het aantal cursussen en digitale evenementen nam toe.
Maatschappelijke impact: De bibliotheek Oost Achterhoek heeft meer dan 300 culturele en educatieve evenementen georganiseerd, waarbij meer dan 20.000 bezoekers betrokken waren. Hierbij lag de nadruk op het vergroten van de culturele participatie in de betrokken gemeenten.
Samenwerking met lokale organisaties: De bibliotheek heeft succesvol samengewerkt met lokale scholen en andere culturele instellingen die de lokale gemeenschap ten goede kwamen.

Toekomstige Vooruitzichten

Voor 2025 ligt de focus van de Raad van Toezicht en het bestuur op de huisvesting, m.n.  de bibliotheekvestiging Borculo behoeft aandacht. Het verder versterken van de digitale infrastructuur, het uitbreiden van samenwerkingen met culturele en educatieve partners, en het blijven versterken van de maatschappelijke rol van de bibliotheek in de gemeenten Winterswijk, Oost Gelre en Berkelland.

We zullen blijven werken aan het verbeteren van de toegankelijkheid en de diversiteit van ons aanbod, met speciale aandacht voor het bevorderen van digitale geletterdheid en het ondersteunen van kwetsbare groepen in de samenleving.

De Raad van Toezicht zal in 2025, onder externe begeleiding, de periodieke interne evaluatie uitvoeren van haar functioneren.

Rooster van aftreden;

In 2024 is afscheid genomen van dhr. R. Hofman en mevr. K. Stemerdink. Dhr. Hofman heeft 8 jaar lang de functie van voorzitter mogen vervullen. Voor beiden geldt dat hun bijdrage zal worden gemist. De raad van toezicht bedankt ze dan ook hartelijk voor hun inzet in de afgelopen jaren.

Na een uitgebreide selectieprocedure is Dhr. R. Kampshoff toegetreden tot de raad van toezicht. Met zijn financiële expertise is de raad weer compleet en bestaat de raad weer uit vijf leden.

In 2024 is mevr. K. Wezeman, als stagiaire en voor de duur van een jaar, toegevoegd aan de raad van toezicht.   Hiermee krijgt zij de mogelijkheid ervaring op te doen in een toezichthoudende functie.

In 2025 geldt dat mevr. J. Mentink, na twee termijnen, niet herkiesbaar is. Voor deze positie zal een nieuw lid voor de raad van toezicht geworven moeten worden.

Conclusie

In 2024 heeft de raad van toezicht actief bijgedragen aan het succes van Bibliotheek Oost Achterhoek. De raad heeft nauwlettend toezicht gehouden op de uitvoering van de strategische doelstellingen en de naleving van de Culturele Governance Code. We kijken met tevredenheid terug op een jaar waarin de bibliotheek haar maatschappelijke en culturele rol verder heeft verstevigd. Gelet op de gemaakte politieke keuzes, zijn wij optimistisch over de toekomst. De raad is tevreden met haar directeur bestuurder en al hetgeen zij in het afgelopen jaar heeft bewerkstelligd. De samenwerking tussen de bestuurder, de medewerkers en de raad is belangrijk geweest voor het behalen van deze resultaten.

Als RvT blijven wij ons, vanuit onze rol en verantwoordelijkheid, inzetten voor een duurzame, inclusieve en toekomstgerichte bibliotheek.

Namens de raad van toezicht Bibliotheek Oost Achterhoek

Maarten Bakker, voorzitter

Juli 2025